Welkom bij Horeko Hospitality

 

U gaat binnenkort van start met Horeko Hospitality, het keukenmanagementsysteem van Horeko! Graag neem ik met u door wat er die dag gaat gebeuren en wat er voorbereid dient te worden. Een goede voorbereiding is essentieel om de trainingsdag efficiënt en productief te laten verlopen.

Heeft u (nog) geen keukenscherm, Horeko Viewer, dan kunt u de eerste en laatste alinea van de dagindeling overslaan.

Dagindeling

Op de installatiedag beginnen we met het plaatsen van de hardware. Als de montagevoorbereidingen (zie alinea Montage van keukenscherm en printer) goed uitgevoerd zijn, is dit snel gedaan.  Het scherm hangen we op aan de beugel en sluiten we aan op stroom en internet. Daarna plaatsen we de printer en sluiten ook deze aan op het scherm. Als laatste stap worden eventuele te lange kabels ingekort en zoveel mogelijk weggewerkt. (Tijd: +- 1,5h)

Vervolgens starten we met het inrichten van Horeko backoffice. Er worden mappen gemaakt om de gerechten, halfproducten en eventuele buffetten in onder te verdelen. Daarnaast voeren we leveranciers en medewerkers in, geheel afgestemd op uw situatie. (Tijd: +- 1h)

Na het inrichten importeren we de ingrediënten en starten we met het calculeren van de recepturen. Bij dit onderdeel is het van essentieel belang dat alle betrokken personen aanwezig zijn om bekend te raken met de werking van Horeko.
De eerste recepturen doen we voor, waarna jullie al snel zelf gaan invoeren. Gedurende de rest van de dag wordt er steeds meer ingevoerd en kijken wij vanaf de zijlijn mee en beantwoorden we direct vragen. (Tijd: rest van de ochtend)

Wanneer het calculatie gedeelte geoefend en duidelijk is, beginnen we met inrichten van de HACCP registratie. Op basis van de (papieren) lijsten die nu in gebruik zijn maken we samen de benodigde HACCP taken aan in de backoffice. Aansluitend richten we een voorbeeld Mise-en-Place lijst in met de halfproducten die tot dan toe zijn ingevoerd. (Tijd: +- 2h)

Tot slot geven we uitleg over het Horeko Viewer keukenscherm. De ingevoerde gegevens in de backoffice zullen zichtbaar zijn in de keuken en de specifieke functies van het keukenscherm zoals stickeren en afvinken van taken worden uitgelegd. (Tijd: +- 1h)

Voorbereiden van ingrediënten

Om tijdens de training recepten te kunnen invoeren, moeten de ingrediënten van uw leveranciers in Horeko bekend zijn. Hiervoor dienen de ingrediënten eerst geïmporteerd te worden. De manier van importeren verschilt per leverancier. Als er een automatische koppeling beschikbaar is hebben we per mail al gevraagd om uw klantnummer(s) bij deze leverancier(s), zodat wij de koppeling kunnen inrichten.

Voor leveranciers die niet automatisch gekoppeld zijn, is het vereist dat u een Excel bestand heeft met de artikelgegevens. Het Excel bestand heeft een vaste indeling.

Hier kunt u een voorbeeldbestand downloaden voor niet automatisch gekoppelde leveranciers.

De onderstreepte kolomnamen in het voorbeeldbestand zijn verplicht, de overige kolommen zijn optioneel. U dient per leverancier een apart Excel bestand te maken (niet meerdere tabbladen in één bestand). U kunt dit bestand zelf maken of dit verzoek bij uw leverancier neerleggen.

Voorbereiden van recepturen

Het is aan te raden om voorafgaand aan de training al meerdere recepturen volledig afgewogen en uitgeschreven te hebben. Deze gebruiken we dan als voorbeeld voor de invoer. Werk daarbij zoveel mogelijk verschillende recepturen uit, zodat we verschillende situaties kunnen uitleggen. Vergeet daarbij niet om ook eventuele halfproducten zoals sauzen en dressings (apart) uit te schrijven.

Houdt er rekening mee dat Horeko alleen met de eenheden “kilo”, “liter” en “stuks” overweg kan en daarnaast alle varianten op deze eenheden zoals gram, ml, dl, cl. Eenheden als ‘blikje’, ‘potje’, ‘snufje’ of ‘plakken’ zijn te onduidelijk om een calculatie op te baseren.

Voorbereiden van kassakoppeling

Heeft u een kassa waar Horeko automatisch mee kan koppelen? Dan bereiden we ook deze koppeling graag voor. De exacte voorbereiding hangt af van het type kassa. Daarom ontvangt u de specifieke voorbereidingen voor uw kassa van ons per e-mail. Als de kassakoppeling ingericht is voorafgaand aan de training, dan kunnen we tijdens de training meteen uitleg geven over het importeren van verkoopcijfers en de Menu Engineering analyse.

Montage van keukenscherm en printer

Voor het plaatsen van de Horeko Viewer moeten u zelf een aantal voorbereidingen treffen en uitvoeren. De werkzaamheden bestaan uit de volgende onderdelen:

We hebben de voorbereidingen samengevat in onderstaande afbeelding:

(download als PDF)

Aanleg van bekabeling

  1. In de keuken zijn per scherm twee stroomaansluitingen nodig:
    • Eenmaal voor het keukenscherm.
    • Eenmaal voor de labelprinter.
      De standaard meegeleverde stroomkabels zijn 1,5 meter lang. Als u een langere kabel nodig heeft, geef dit dan bij ons aan, dan nemen we deze mee.
  2. Daarnaast is er een netwerkaansluiting nodig om het keukenscherm met het internet te verbinden. Dit mag een aansluiting in de vorm van een directe kabel naar uw modem/router zijn, of een wandcontactdoos met bijbehorende kabel. Deze aansluiting dient u zelf aan te leggen. De kabel dient u zelf aan te leveren. In technische termen gaat het om een “UTP Patch” aansluiting / kabel. De aansluiting moet vrij toegang te hebben tot het internet. Bespreek daarom met uw netwerkbeheerder of hiervoor nog aanpassingen gedaan moeten worden aan een modem en/of router.

Monteren van de beugel

Het keukenscherm wordt gemonteerd door middel van een beugel. Standaard is dit een wandbeugel die deels uitschuifbaar is (5,7 tot 24cm, zie hier). Het is ook mogelijk om andere beugels (zoals een plafondbeugel) te leveren. Als u hier gebruik van wilt maken, geef dit dan vooraf aan. We kijken graag met u mee naar de beste oplossing. De beugel dient vooraf gemonteerd te worden. Volg hiervoor de instructie die bij de beugel meegeleverd wordt.

Het keukenscherm weegt ongeveer 7 kilo, dus houdt er rekening mee dat u de beugel niet aan een ‘zachte’ of ‘holle’ muur bevestigd.

Plaatsing van labelprinter

De labelprinter wordt direct op het keukenscherm aangesloten. De kabel die bij de printer meegeleverd wordt is 1,8 meter lang. Bepaal dus van tevoren waar deze het beste geplaatst kan worden, idealiter op een RVS plank. Het is mogelijk om de kabel te verlengen tot max. 5 meter. Als u hier gebruik van wilt maken, geef dit dan vooraf aan.

Heeft u naar aanleiding van deze informatie nog vragen? Neem dan vooral contact op! U kunt mij mailen op [email protected] of bellen naar
+31(0)88-7119711. Ik sta u graag te woord.

Succes met de voorbereidingen en alvast veel plezier met Horeko!

Hartelijke groeten,

Sophie Nagel